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Le ¸éè²µ±ô±ð³¾±ð²Ô³Ù relatif à l’emploi des membres du personnel des bibliothèques encadre la reconduction et, s’il y a lieu, la non-reconduction des bibliothécaires.

Conditions

Les bibliothécaires sont reconduits pour une durée déterminée de trois (3) ans maximum. Il est d’usage de reconduire pour trois (3) ans les membres du personnel en bonne voie d’obtenir la permanence, et pour un (1) ou deux (2) ans les personnes dont le rendement relatif aux activités universitaires laisse à désirer.

Une ou un bibliothécaire adjoint peut être reconduit à ce rang pour des nominations supplémentaires à durée déterminée d’au moins un (1) an et d’au plus quatre (4) ans, si la durée de la nomination et des reconductions ne dépasse pas au total sept (7) ans.

Une ou un bibliothécaire agrégé peut être reconduit à ce rang pour des nominations supplémentaires à durée déterminée d’au moins un (1) an et d’au plus quatre (4) ans, si la durée de la nomination et des reconductions ne dépasse pas au total six (6) ans.

Une ou un bibliothécaire titulaire peut être reconduit pour une durée initiale minimale de cinq (5) ans, mais de moins de six (6) ans.

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Les bibliothèques de l’Université Æ»¹ûÒùÔº établissent des critères écrits pour la reconduction des bibliothécaires adjoints et des bibliothécaires agrégés occupant un poste à durée déterminée menant à la permanence.

La direction ou le décanat des bibliothèques ou une personne déléguée communique les critères de reconduction par écrit au membre du personnel au plus tard soixante (60) jours après la nomination de ce dernier. Ces critères guident les membres du personnel en vue de satisfaire aux exigences en matière de reconduction et de permanence.

Dossier

Il incombe au membre du personnel de faire valoir sa cause concernant sa reconduction avec diligence raisonnable, et de présenter au comité un dossier contenant les informations et les documents nécessaires pour confirmer sa conformité aux critères de reconduction. Le membre du personnel s’appuie sur les exigences relatives au dossier de permanence précisées dans le ¸éè²µ±ô±ð³¾±ð²Ô³Ù relatif à l’emploi des membres du personnel des bibliothèques pour préparer son dossier.

La recommandation du décanat au provost et vice-recteur principal aux études est accompagnée de ce dossier, ainsi que du rapport du comité de reconduction de la bibliothèque.

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Le processus de reconduction doit commencer un an avant la fin de la nomination du membre du personnel. En fonction de cette date, le processus doit respecter l’échéancier ci-dessous.

Le processus de reconduction, jusqu’à la communication de la décision du provost et vice-recteur principal aux études au membre du personnel, doit se terminer au moins trente-sept (37) semaines avant la fin de la nomination. Cette condition est particulièrement importante dans le cas d’un refus de la reconduction, car le non-respect de ce préavis entraîne la prolongation automatique de la nomination pour une durée d’un an.

Dates

Processus

1. Lors de l’examen aux fins de reconduction, le membre du personnel remet à la présidente ou au président du comité le dossier à l’appui de sa reconduction.
2. Un comité de reconduction des bibliothèques de l’Université Æ»¹ûÒùÔº examine le dossier. Lorsqu’un membre du personnel candidat à la permanence est en voie d’être nommé à une faculté ou à un département, ainsi qu’aux bibliothèques de l’Université Æ»¹ûÒùÔº, la direction ou le décanat des bibliothèques, ainsi que le décanat de la faculté et, s’il y a lieu, la direction du département, recommandent conjointement la nomination au provost et vice-recteur principal aux études.
3. Le comité départemental de reconduction remet au décanat et au membre du personnel un rapport écrit contenant des motifs de fond à l’appui de la reconduction pour une autre durée déterminée, conformément au règlement, ou à l’appui de la non-reconduction du membre du personnel. Le rapport est soumis dans le processus de mise à jour d’une nomination de Workday.
4. Le décanat remet au provost et vice-recteur principal aux études, ainsi qu’au membre du personnel et à la direction du département, une recommandation contenant des motifs de fond à l’appui de la reconduction pour une autre durée déterminée, conformément au règlement, ou à l’appui de la non-reconduction du membre du personnel. Les documents sont joints dans le processus de mise à jour d’une nomination de Workday (voir Confluence). Il n’est pas nécessaire de les envoyer séparément par courriel au provost et vice-recteur principal aux études.
5. Dans les vingt-cinq (25) jours ouvrables qui suivent la réception de la recommandation du décanat, le provost et vice-recteur principal aux études remet au membre du personnel, à la direction du département et au décanat une décision écrite de reconduction du membre du personnel pour une autre durée déterminée, conformément au règlement, ou une décision de non-reconduction.
6. Le provost et vice-recteur principal aux études communique sa décision au membre du personnel par Workday. La direction ou le décanat des bibliothèques peuvent consulter les renseignements directement dans le système.
7. Le membre du personnel qui s’est vu refuser sa reconduction se voit offrir un renouvellement d’un an, qui est traité dans Workday. La cessation d’emploi est ensuite traitée, en indiquant une date ultérieure.

Si le comité de reconduction, la direction ou le décanat des bibliothèques ou le provost et vice-recteur principal aux études tend vers une recommandation ou une décision de non-reconduction à n’importe quelle étape, il 1) en informe le membre du personnel; 2) lui fournit ses motifs de fond par écrit; et 3) lui donne l’occasion de paraître devant lui accompagné d’un conseiller, s’il le désire, pour répondre aux préoccupations.

Report de l’examen aux fins de reconduction

L’examen aux fins de reconduction aura lieu au moment prévu dans les règlements de l’Université pour les collègues entré(e)s en fonction le 1^er août 2022 ou à une date ultérieure. Les collègues candidat(e)s à la permanence entré(e)s en fonction avant cette date peuvent encore se prévaloir du report d’un an accordé en raison de la COVID. Les règlements applicables sont les suivants : ¸éè²µ±ô±ð³¾±ð²Ô³Ù relatif à l’emploi des membres du personnel des bibliothèques (personnel des bibliothèques).

Les bibliothécaires qui ont obtenu un congé autorisé d’une période de trois (3) mois ou plus avant le début de l’année de leur examen aux fins de reconduction peuvent en demander le report, pour une période maximale d’un an par congé autorisé, sous réserve de l’approbation du provost et vice-recteur principal aux études. Il est entendu que le report de l’examen aux fins de reconduction peut retarder l’examen aux fins d’octroi de la permanence. Toute demande doit être adressée par courriel au Bureau du personnel enseignant, en fournissant une copie à la direction du département, dans les trois (3) mois qui précèdent le début de l’année d’examen aux fins de reconduction.